La società Meccatronica Rossi-Fasati Lombarda S.p.A. (nome di fantasia) , con sede a Milano, decide di sostituire il proprio vecchio sistema ERP con una piattaforma tecnologicamente più moderna, orientata al cloud, al document management e all’integrazione di funzionalità AI per l’automazione documentale e l’analisi dei processi aziendali.

L’azienda produce impianti industriali altamente personalizzati, caratterizzati da:

• distinte base multilivello;
• configurazioni tecniche dinamiche;
• processi engineering-to-order;
• gestione avanzata delle commesse.

Il database storico deve essere preservato, mentre:

• archivi;
• workflow;
• documenti;
• processi operativi;

devono essere migrati e reingegnerizzati sul nuovo sistema.

La fase di prevendita svolta dal System Integrator è però estremamente limitata:

• due sole giornate tecnico-commerciali;
• alcuni workshop dimostrativi;
• raccolta sommaria dei requisiti.

Non viene prodotto dal Cliente alcun Business Case strutturato e il fornitore non richiede:

• assessment approfonditi;
• gap analysis;
• process mapping dettagliati;
• verifiche architetturali estese.

L’offerta commerciale viene comunque formulata e rapidamente accettata.

Nelle prime fasi il progetto sembra procedere regolarmente:

• installazione ambienti;
• attivazione licenze;
• setup infrastrutturale;
• migrazione iniziale delle anagrafiche.

I problemi emergono però durante l’implementazione dei processi di gestione delle commesse.

Il nuovo ERP standard non riesce infatti a gestire correttamente la complessità delle gerarchie prodotto e delle logiche configurative utilizzate dall’azienda.

Cominciano così:

• richieste di customizzazione;
• sviluppi ad hoc;
• workflow personalizzati;
• modifiche strutturali.

Il progetto entra progressivamente in una dinamica di scope creep:
ogni workshop evidenzia nuove eccezioni e nuove esigenze non considerate nelle stime iniziali.

Dopo circa un anno:

• i costi risultano quasi raddoppiati;
• il piano temporale accumula forti ritardi;
• il go-live non è ancora raggiungibile.

Il Cliente sostiene che:

• il System Integrator avrebbe dovuto comprendere la reale complessità del business già nella prevendita;
• molte criticità fossero prevedibili fin dall’inizio.

Il fornitore replica invece che:

• i requisiti erano incompleti;
• numerose esigenze sono emerse solo durante il progetto;
• il Cliente ha richiesto continue modifiche evolutive.

Il rapporto contrattuale si deteriora progressivamente fino alla interruzione degli ultimi pagamenti sospesi del progetto e all’avvio di una causa civile.

Nel corso del contenzioso viene depositata una articolata perizia informatica di parte commissionata dal Cliente.

L’analisi si concentra sulla documentazione tecnica scambiata nella fase precontrattuale.

Attraverso l’acquisizione delle comunicazioni PEC emerge un elemento decisivo:
già nella prevendita il Cliente aveva trasmesso documentazione dettagliata relativa:

• alle gerarchie multilivello dei prodotti;
• alle configurazioni dinamiche;
• alla complessità delle distinte tecniche;
• ai workflow engineering-to-order.

La perizia informatica (redatta da un esperto laureato e pluri certificato, con vasta esperienza anche come CTU) dimostra che tali informazioni:

• erano chiaramente disponibili;
• descrivevano il nucleo operativo dell’azienda;
• rendevano prevedibile la necessità di profonde personalizzazioni.

L’analisi tecnica evidenzia inoltre che il prodotto ERP proposto:

• non possedeva capacità native adeguate per gestire tale livello di complessità;
• richiedeva inevitabilmente sviluppi strutturali molto superiori a quelli stimati nell’offerta iniziale.

Secondo il consulente di parte (Roberto) :

• il System Integrator aveva formulato la proposta economica assumendo implicitamente un modello standard incompatibile con il reale dominio operativo del Cliente;
• pur disponendo di informazioni sufficienti per comprendere il rischio progettuale.

Il Tribunale dispone una CTU al termine della quale il CTU conferma le ragioni del consulente CTP Roberto della Meccatronica Rossi-Fasati.

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Il Giudice ha ritenuto che:

• la sottostima tecnica fosse prevedibile;
• il fornitore non avesse svolto una adeguata attività di requirements analysis;
• la fase di assessment preliminare fosse stata professionalmente insufficiente.

La sentenza osserva inoltre come nei progetti ERP:

• la mancata analisi dei processi;
• la definizione ambigua dello scope;
• la sottovalutazione delle personalizzazioni;
• la insufficiente governance progettuale;

rappresentino cause frequenti di fallimento progettuale e contenzioso.

Il Cliente ottiene quindi sostanzialmente ragione. La mancanza di un Business Case iniziale non permette di avere una ragione al 100% tuttavia il lavoro approfondito del CTP Roberto ha permesso di far arrivare al Giudice attraverso la CTU ragioni valide per un ragionevole rimborso

Il giudice dispone:

• la restituzione del 65% delle somme già corrisposte al System Integrator;
• la rideterminazione di parte delle pretese economiche;
• oltre a una quota delle spese processuali e consulenziali.

La vicenda diventa così un caso emblematico di fallimento di trasformazione digitale, mostrando come nei grandi progetti ERP il problema principale raramente sia la sola tecnologia.

La reale criticità risiede molto più spesso:

• nella comprensione incompleta dei processi aziendali;
• nella mancata analisi dei requisiti;
• nella sottostima della complessità organizzativa;
• e nella errata convinzione che una migrazione ERP costituisca soltanto una sostituzione software, anziché una profonda trasformazione del modello operativo dell’impresa.